Küçük İşletmeler İçin CRM Seçerken 7 Kriter

Küçük işletmeler için CRM seçmek, büyük bir şirket için seçmekten farklı bir iştir. Piyasadaki pek çok yazılım satış ekipleri, yöneticiler ve raporlama departmanları düşünülerek tasarlanmıştır. Küçük bir işletmenin ihtiyacı ise çok daha nettir: müşteriyi hatırlamak, zamanında aramak, işi kaçırmamak. Yanlış seçim, parası ödenmiş ama kullanılmayan bir sistem demektir.

Bu yazıda küçük bir işletmenin CRM seçerken bakması gereken yedi kriteri sıralıyoruz.

1. İlk gün kullanılabilmeli

Kurulumu haftalar süren, danışman gerektiren bir sistem küçük bir işletmede genellikle yarım kalır. İyi bir CRM'i sabah kurup öğleden sonra kullanabilmelisiniz. Karmaşık bir menü yapısı, günlük hayatta kullanmamanın en yaygın sebebidir.

2. Mevcut verinizi alabilmeli

Müşterileriniz zaten bir yerde: telefon rehberinizde, bir Excel dosyasında, WhatsApp konuşmalarında. Yeni bir sistem bu veriyi kolayca içeri almalı ve mükerrer kayıtları temizleyebilmelidir. Sıfırdan elle girmek gerektiren bir sistem, başlamadan yorar.

3. Telefonda rahat çalışmalı

Küçük işletme sahipleri masa başından çok sahada çalışır. Müşteriyle görüşme bitince notu hemen telefona yazamıyorsanız, o not hiç yazılmaz. Telefon deneyimi masaüstü kadar iyi olmalıdır.

4. Hatırlatmalar size ulaşmalı

Bir hatırlatmanın değeri, siz unuttuğunuzda sizi uyarmasıdır. Hatırlatmalar telefonunuza bildirim olarak gelmiyorsa, uygulamayı açmayı hatırlamanız gerekir — ki bu tam da unuttuğunuz şeydir.

5. Fiyatı büyüdükçe katlanmamalı

Kullanıcı başına aylık ücretlendirme ilk bakışta ucuz görünür, ama yıllık toplamı ve ekip büyüdükçe artan maliyeti hesaplanmalıdır. Küçük bir işletme için yıllık ya da tek seferlik net bir fiyat, bütçe planlamayı kolaylaştırır. Ömür boyu lisans seçeneği ise uzun vadede bu kalemi tamamen ortadan kaldırır.

6. Veri sizin olmalı

Müşteri listeniz işinizin en değerli varlığıdır. Seçtiğiniz sistem verinizi istediğiniz an dışa aktarmanıza ve tamamen silmenize izin vermelidir. Ayrıca verinin başka müşterilerin verisiyle karışmadan ayrı tutulması güven açısından önemlidir.

Güven konusunda bir de süreklilik var: seçtiğiniz sistemin arkasında düzenli güncellenen, sorunlara cevap veren bir ekip olmalı. Küçük bir işletme için bir yazılımın yarı yolda kalması, müşteri listesinin askıda kalması demektir. Destek kanallarını ve ürünün ne sıklıkla geliştirildiğini baştan sormak, ileride yaşanabilecek bir belirsizliği önler.

7. Sade olmalı

En önemli kriter belki de budur. Kullanmadığınız her özellik, kullandığınız özelliği bulmayı zorlaştırır. Küçük bir işletmenin ihtiyacı yüz özellik değil, doğru yapılmış beş özelliktir: kişi, not, etiket, fırsat, hatırlatma.

Sık yapılan seçim hataları

• Özellik sayısına göre seçmek. En çok özelliğe sahip sistem, en çok kullanılan sistem değildir. Kullanmayacağınız modüllerin parasını ödersiniz.
• Yalnız masaüstünde denemek. Demo ekranında her şey kolay görünür; asıl sınav, sahada telefonla bir müşteriye not eklemeye çalıştığınızda gelir.
• Aylık fiyata bakıp yıllık toplamı hesaplamamak. Kullanıcı başı küçük görünen aylık ücret, bir yılda ve ekip büyüdükçe beklenmedik bir kalem olur.
• Veri çıkışını sormamak. Bir gün sistemi değiştirmek isterseniz müşteri listenizi eksiksiz alabilmelisiniz. Bunu baştan sormak, sonra yaşanacak sıkıntıyı önler.

Bu hataların hepsi aynı kökten gelir: sistemi kağıt üzerinde değerlendirmek. Oysa doğru CRM, sizin gününüze uyan sistemdir. Bu yüzden deneme süresi olan bir sistemi kendi müşterilerinizle, gerçek bir iş haftasında denemek en güvenilir yöntemdir.

Kısa bir kontrol listesi

• Rehberimi ya da Excel listemi aktarabiliyor muyum?
• Telefonda bir müşteriye not eklemek kolay mı?
• Hatırlatmalar bildirim olarak geliyor mu?
• Yıllık toplam maliyeti net mi?
• Verimi dışa aktarıp silebiliyor muyum?

KontakCRM bu kontrol listesi düşünülerek tasarlandı: rehber ya da liste aktarımı, mükerrer birleştirme, telefonda uygulama gibi çalışma, bildirimli hatırlatmalar ve yıllık ya da ömür boyu net fiyat. Seçenekleri fiyatlar sayfasında görebilirsiniz.