Müşteri Takip Programı Nedir, Nasıl Seçilir?

Müşteri takip programı, kiminle ne konuştuğunuzu, kimi ne zaman arayacağınızı ve hangi işin hangi aşamada olduğunu tek yerde tutan bir yazılımdır. Kulağa büyük şirket işi gibi gelse de asıl ihtiyacı olanlar çoğu zaman tek başına ya da küçük bir ekiple çalışanlardır: emlak danışmanları, sigortacılar, galericiler, danışmanlar, serbest çalışanlar. Çünkü onların satışı, hafızalarına ve telefon rehberlerine sığmayacak kadar çok ilişkiye dayanır.

Bu yazıda bir müşteri takip programının ne işe yaradığını, ne zaman gerçekten gerektiğini ve seçerken hangi sorulara cevap aramanız gerektiğini anlatıyoruz.

Müşteri takip programı ne işe yarar?

Temelde üç soruya cevap verir: Bu kişi kim ve ne istiyordu? Onu en son ne zaman aradım? Bugün kimi aramalıyım? Telefon rehberi yalnız bir isim ve numara tutar; müşteri takip programı ise bu ismin etrafındaki bağlamı saklar.

• Kişi kartı: Numara, notlar, etiketler, geçmiş görüşmeler tek sayfada.
• Hatırlatma: “Salı günü ara” dediğinizde salı günü telefonunuza bildirim gelir.
• Fırsat takibi: Her iş, teklif ya da ilan bir fırsattır; kimlerin ilgilendiğini ve hangi aşamada olduğunu görürsünüz.
• Günlük liste: Sabah açtığınızda kimi arayacağınızı, hangi işin gecikmiş olduğunu gösterir.

Ne zaman bir programa ihtiyacınız var?

Birkaç işaret, düzenli bir sisteme geçme zamanının geldiğini gösterir:

• Geri döneceğinizi söylediğiniz birini aramayı unuttuğunuz oldu.
• Rehberinizde kim olduğunu hatırlamadığınız numaralar birikti.
• Müşteri bilgisi Excel, defter, WhatsApp ve hafıza arasında dağınık.
• Bir müşteri aradığında önceki konuşmanızı hatırlamakta zorlanıyorsunuz.

Bunlardan ikisi bile size tanıdık geliyorsa, kaybettiğiniz müşterilerin bir kısmı kötü hizmetten değil, unutulmaktan gidiyor olabilir.

Seçerken sormanız gereken 6 soru

1. Kurulumu ne kadar sürüyor? Haftalarca eğitim gerektiren bir sistem, yoğun bir haftada bırakılır. İlk gün kullanmaya başlayabilmelisiniz.
2. Telefon rehberimi alabiliyor mu? Yıllardır biriktirdiğiniz kişiler en değerli verinizdir. Rehberi aktarabilmeli ve mükerrer kayıtları temizleyebilmelisiniz.
3. Telefonda rahat çalışıyor mu? İşinizin çoğu sahada geçiyorsa, program telefonda masaüstü kadar kullanışlı olmalı.
4. Hatırlatmalar bildirim olarak geliyor mu? Uygulamayı açmayı hatırlamanız gereken bir hatırlatma, işe yaramaz.
5. Verilerim bana mı ait? Verinizi istediğiniz an dışa aktarabilmeli ve silebilmelisiniz.
6. Fiyatı öngörülebilir mi? Kullanıcı başına aylık ücretler büyüdükçe pahalılaşır; tek seferlik ya da yıllık net bir fiyat bütçe yapmayı kolaylaştırır.

Karmaşık program mı, sade program mı?

Piyasadaki birçok CRM, satış ekibi olan şirketler için tasarlanmıştır: onlarca modül, raporlama panelleri, yetki seviyeleri. Kendi işini yürüten biri için bu karmaşıklık fayda değil yüktür. Kullanmadığınız her özellik, kullandığınız özelliği bulmayı zorlaştırır.

İyi bir müşteri takip programı, en sık yaptığınız üç işi — kişi bulmak, not almak, hatırlatma kurmak — birkaç dokunuşla yaptırmalıdır. Gerisi ikincildir.

En sık yapılan hata: programı depo gibi kullanmak

Birçok kişi bir müşteri takip programına geçtiğinde ilk iş olarak tüm kişileri içeri aktarır ve orada bırakır. Birkaç hafta sonra program, Excel'in biraz daha düzenli bir kopyasına dönüşür. Oysa değer, verinin durduğu yerden değil, verinin size ne söylediğinden gelir.

Programı gerçekten işe yarar kılan üç küçük alışkanlıktır: her görüşmeden sonra iki satırlık not almak, her konuşmayı tarihli bir sonraki adımla bitirmek ve sabah işe Bugün listesine bakarak başlamak. Bu üç alışkanlık yerleştiğinde program bir kayıt defteri olmaktan çıkar, sizin yerinize hatırlayan bir asistana dönüşür. İlk iki hafta bilinçli çaba ister; sonrası kendiliğinden yürür.

KontakCRM bu işi nasıl yapar?

KontakCRM, işini kendi telefon rehberinden yürüten profesyoneller için tasarlandı. Rehberinizi aktarırsınız, mükerrer kayıtlar birleştirilir, kişileri etiketlerle ayırırsınız. Her iş bir fırsat olur; hatırlatmalar telefonunuza bildirim olarak düşer; sabah Bugün ekranı kimi arayacağınızı gösterir. Tarayıcıdan çalışır, telefonunuzun ana ekranına uygulama gibi eklenir.

Farklı mesleklerde nasıl kullanıldığını görmek isterseniz gayrimenkul, sigorta ve danışmanlık sayfalarına göz atabilirsiniz.