Telefon Rehberini Düzenlemenin 7 Adımı

Çoğumuzun telefon rehberi yıllar içinde bir çekmeceye döner: isimsiz numaralar, “Ahmet Bey Emlak” gibi yarım notlar, aynı kişinin üç farklı kaydı, artık kullanılmayan numaralar. İşini telefondan yürüten biri için bu dağınıklık yalnız can sıkıcı değil, pahalıdır: aradığınız kişiyi bulamamak, kim olduğunu hatırlamamak, geri dönmeyi unutmak doğrudan kayıp iş demektir.

Bu yazıda rehberinizi düzenleyip gerçek bir iş aracına çevirmenin yedi adımını anlatıyoruz.

1. Önce bir kopyasını alın

Düzenlemeye başlamadan önce rehberinizi dışa aktarın. Telefonlar rehberi .vcf dosyası olarak dışa aktarabilir. Bir şey ters giderse elinizde temiz bir kopya olur.

2. Mükerrer kayıtları birleştirin

En yaygın sorun budur: aynı kişi farklı isimlerle ya da farklı biçimde yazılmış numaralarla birkaç kez kayıtlıdır. “0532…” ile “+90 532…” aynı numaradır ama telefon bunu her zaman anlamaz. Mükerrerleri bulup tek kayda birleştirmek, rehberi ilk seferde belirgin biçimde küçültür.

3. İsimleri tutarlı yazın

“Mehmet muhasebe”, “Mehmet Bey”, “M. Yılmaz” gibi kayıtlar arama yaparken işinizi zorlaştırır. Ad ve soyadı ayrı, düzgün yazın; kurum ya da unvanı ayrı alanda tutun. Arama kutusu ancak tutarlı veriyle işe yarar.

4. Kim olduğunu bir notla yazın

Rehberin en büyük eksiği bağlamdır. Numara duruyor ama nerede tanıştığınız, ne konuştuğunuz yok. Her önemli kişiye iki satırlık bir not ekleyin: nerede tanışıldı, ne istiyordu. Altı ay sonra bu not, soğuk bir aramayı sıcak bir görüşmeye çevirir.

5. Etiketlerle gruplayın

Müşteri, potansiyel müşteri, tedarikçi, iş ortağı, aile… Etiketler rehberi tek bir yığından anlamlı gruplara çevirir. Bir kampanya duyurmak ya da belirli bir gruba ulaşmak istediğinizde saniyeler içinde listeyi çıkarırsınız.

6. Kullanılmayanları ayırın

Artık hiç iletişim kurmadığınız kişileri silmek yerine pasif olarak ayırmak daha güvenlidir. Rehber sadeleşir, ama bir gün ihtiyaç olursa kayıt kaybolmaz. Pasif kişiler günlük listelerde karşınıza çıkmaz, ama gerektiğinde yeniden etkinleştirilebilir.

Pasif listeyi yılda bir gözden geçirmek de iyi bir alışkanlıktır. Bir zamanlar iyi ilişkiniz olan ama uzun süredir konuşmadığınız biri, bugün yeni bir iş fırsatının kapısı olabilir. Kısa bir “nasılsınız” mesajı, çoğu zaman beklenmedik bir görüşmeyi başlatır. Rehberi sadeleştirmek, bu kişileri unutmak anlamına gelmemeli.

7. Düzeni koruyacak bir alışkanlık edinin

Rehberi bir kez temizlemek yetmez; düzen, yeni kişi eklerken korunur. Her yeni tanışmada ismi düzgün yazmak, bir satır not eklemek ve etiket vermek on saniye sürer ve rehberin tekrar dağılmasını önler.

Ekip olarak kullanıyorsanız

Ofiste birkaç kişi aynı müşterilerle çalışıyorsa, herkesin kendi telefonundaki rehber ayrı bir ada gibidir. Bir çalışan ayrıldığında o ilişkiler de gider; aynı müşteriyi iki kişinin ayrı ayrı araması ise güven kaybettirir. Ortak bir liste bu sorunu çözer: herkesin rehberi aynı havuzda birleşir, mükerrerler ayıklanır, kimin kiminle konuştuğu notlarda görünür.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta, kişisel numaralarla iş numaralarını ayırmaktır. Aileyi ve arkadaşları iş listesine aktarmak yerine etiketlerle ayırmak ya da hiç aktarmamak, hem düzeni hem mahremiyeti korur. Aktarmadan önce rehberi gözden geçirmek bu yüzden önemlidir.

Rehberi bir iş aracına çevirmek

Düzenli bir rehber iyi bir başlangıçtır, ama telefon rehberi hâlâ size hatırlatma yapmaz ve bir kişinin geçmişini tutmaz. Rehberini iş için kullananlar için bir sonraki adım, onu bir müşteri takip sistemine taşımaktır.

• Mükerrer kayıtlar otomatik olarak bulunup karşılaştırılır.
• Her kişiye not, etiket ve görüşme geçmişi eklenir.
• Hatırlatmalar telefonunuza bildirim olarak gelir.
• Rehberinizi istediğiniz an .vcf olarak geri indirip telefonunuza aktarabilirsiniz.

KontakCRM tam olarak bunu yapar: rehberinizi aktarırsınız, gerisi düzenli bir müşteri listesine dönüşür. Rehber aktarımı sayfasında adım adım anlatımı bulabilirsiniz.